Simple Memo Life
生きることはメモすること。 じぶんを活かす気づきとメモの活かし方。
仕事

部下指導に悩む上司に教えたい「一枚メモコミュニケーション」のすすめ

部下指導・・・聞いただけでウッと胸が詰まる、
今回はそんな方に読んで欲しい内容です。
管理職になると突然手渡される組織定番のキーワード。
近年は管理職に限らず、職場によっては少し先輩になると
後輩を指導して欲しいという上司からの謎の期待と役割が与えられ、
プレイヤーに専念できない悩みもあるようですね。

本記事を読んで得られることは、
1、部下指導が一気に楽になります。
2、人や職場が変わっても使える手法です。
3、コミュニケーションが上手になるので、仕事に好影響!

では、参りますね!

 

部下指導は「◯◯の共有」が9割

 

結論から言います。
部下指導がうまくいかない大きな原因とは、

 

「問い」の共有が甘いことです。

 

そもそもの問いがなければ、
部下からすれば一体何のこっちゃ、です。

 

もしも出だしの「問い」がもしもズレている場合、(相手の納得感がない場合)
その後のあなたの渾身のメッセージはほぼ皆無に近いぐらい鮮やかにスルーされているかもしれません。

 

もしくは問いがあやふやなままだと、アチコチ脱線するでしょう。
話ながらあれこれ上司の妄想は勝手に盛り上がりを見せ始めます。

「そういえば・・」と。

✔️過去をほじくり出したり、
✔️今は全く関係ない弱点を突き出したり、
✔️かと思えば、自分の成功談に酔いしれたり、
✔️感情的な言動になったり、

 

一言でいえば問いの共有が甘いと、
「的外れ」コミュニケーションになる。
貴重な時間と相手からの信頼を簡単に失います。

 

一体何について、上司は私に話しているのだろう。
何だか聞いているこっちもイライラしてくる。
かつて部下だった時を思い出してみてください。そんなご経験なかったでしょうか。

 

「ちょっと何言ってるかわからない・・」
おそらく部下は心の中でそうつぶやいているでしょう。
いや上司も思っているかもしれません(笑)。

 

オフラインの対面でなら、何となく非言語の部分も含めて汲みとって我慢していた点も、
オンライン全盛の今や、的外れのコミュニケーションはストレスを増幅させる以外の何者でもありません。

 

最初の問い、がはっきりしていること。
これが部下指導において9割と言っても過言ではありません。

 

「問い」についてまずは相手と共有し、相手と自分の間に橋をかけよう。

シンプルですが、あなたの盲点の1つかもしれません。

 

 

書いたものを見ると、人は受け入れる

 

「あのね◯◯さん、プレゼン資料のことでちょっと・・・」
口頭でそう言われて、指導が何となくはじまる。
前述したように、アレコレ脱線してくる。
最悪の部下指導シーンです。

 

では、どうしたらしっかり問いを共有し、
相手の納得を得られるのか。

 

世の中の管理職のほぼ9割が、
口頭中心のコミュニケーションだと思います。
もちろん上手い方は、相手に伝わる言い方ができているでしょう。

 

でも、必ずしも口が上手い管理職ばかりではありません。
私もなかなかの口下手で不器用な管理職でした。
そんな方でも共有力が即・格段に変わるアドバイスをします。

 

問いを紙に書き出して、見せましょう

 

たったこれだけです。
人は書いたものを視覚で捉えると、
安心して受け入れやすくなるのです。
ここから私の領域である「メモ書き」が活躍してきます。

サッと手書きで問いを書いて部下に見せるのです。伝えるより、見せる。一瞬です。
いわばメモ・コミュニケーションです。
普通メモって自分のために書くもの、そう思いますよね。

 

ここでは、相手のためにメモを書く

 

例えば、
口頭で「プレゼンのことでちょっと・・・」と寄ってこられるよりも、
メモでうすれば◯◯さんのプレゼンがもっと伝わるか?」
と書かれた紙を見せられて、時間いい?と聞かれた方が心理的に違いませんか。

 

問いを書くだけなら、メモは1分もかかりません。
慣れてきたら、部下の目の前で問いを書きながら共有します。
そうすると、部下は上司を見るのではなく、ペン先の書かれた文字をみます。
試しにやってみてください。
相手はよりリラックスするはずです。

 

ただでさえ上司に面と向かって話されるのは
部下は緊張して話が素直に入ってこないものです。
「上司」ではなく「手元の紙、そこに書かれた文言」にフォーカスさせるのです。
こんなコミュニケーションをしてくれる上司。
素敵じゃないですか^^

 

部下指導においては、口頭だけのコミュニケーションでいくのではなく、
見せるメモを使ってコミュニケーションしていく。
おすすめです。

 

口頭だけではなく、見せるコミュニケーションをしていこう

これも盲点かもしれませんね。

 

 

部下指導は、事前に準備できる

 

問いを部下と共有する。
これが9割と言いました。
しかも、問いを紙に書いて見せるといいと。

 

部下指導を即興で行う管理職が多いのが実情ですが、実は全て「事前準備」ができます。

 

問いを事前に書いておくのと同時に、
シンプルな台本をメモ書きしておくのです。

シンプルな台本とは何か?

 

立てた問いに対する上司の言いたいこと(アドバイス、要望)を
3つ書く。それだけです。

 

「3つ」というシンプルな基準、制約を設けることで、
上司は偏ったり感情的にならずに思考を整理できます。

 

例えば、

「どうすれば、◯◯さんのプレゼンがもっと伝わるか?」

1、一番言いたいことをハッキリさせていこう。

2、資料を読むのではなく、キーワードを。

3、事前の準備を段取りよくしていこう。

 

こんな感じで事前に簡単なメモ書きをしてから、
部下とコミュニケーションをとるのです。
そして、メモを自分と相手の間に置いて見せながら(指差しながら)
指導をしていくのです。

 

この方法の良い点は、

✔️論点と助言がアジェンダとして見えるので脱線しにくい、戻れる。
✔️上司は的確に整理して私に指導してくれているんだ、という好反応
そして、
✔️部下の隠れた思いを引き出しやすいことです。

 

間にたった一枚のメモがあるだけで、部下の安心度合いは違います。
「ここの点について、どう思う?」
とピンポイントで質問すれば、かなりの確率で話します。

 

しかも「実は・・・こういうことで悩んでまして」と、心を開きやすくなるのです。

 

対面であれば、部下の意見をそのメモに書き出しながら話を進めます。

目で互いにポイントを確認しながら、相手理解ができるのです。本当に相手を理解した時って、これまでいかに的外れなことを言ったいたかに気づいたりしますよ。

 

そして、最後のまとめが大事です。

必ず「1アクション」を決めて書きます。
「部下の1アクション」だけではなく、
「上司の1アクション」も決めます。

 

その部下の課題解決をサポートするアクションです。
ほんのささやかなものでいい。
「このタイミングで3分間、相談にのるね!」とか。
「絶対に」やれることを書くのがポイントです。

 

上司がその決めて書き出したアクションをやる。
その時に、部下は初めてあなたを信頼するのです。
「この人は、言ったこと(約束)をやる人だ」と。

 

これは私自身の経験ですが、
最後にメモをそのまま渡してもいいし、
スマホで撮らせます。

 

大抵の部下はその後、何度かそのメモを見ます。
積み重ねていけば、オリジナルのテキストになっていきます。
たった一枚のメモが部下と上司のアクションを変えていく。
お互いに成長できる方法だと思いませんか。

 

とてもシンプルで、且つ再現性のある手法です。
いくつか事前レクチャーやフォローをすると効果が変わるので、
この方法を導入したい企業を何社かサポートしていますが、
結果は、、、凄まじいです。

 

世の中にある数多の管理職研修もいいと思いますが、
こういった実践で「簡単に」「誰でも」「使える」方法があるのです。

 

近年コーチングや1on1を取り入れている組織もよく聞きます。
素晴らしい考え方や手法なので、どんどんやったらいい。
ただ、その下敷きに一枚の手書きメモがあるともっと部下指導は変わります。

 

上司が楽になる、と言う一方的で単純な動機よりも、
相手(部下)との関係性が良好になっていく。
結果として部下の成果が変わっていく。

これを目指すことが大事ですよね。

 

以上、これは全て私自身の長年の実体験に基づいたものです。
なのでスバリ言いますが、
やってみてデメリットは1つもありません。
今のところ^^。

 

世の中の部下指導に悩む上司の皆さん、
明るい明日のために即行で試してみてください。

 

部下指導コミュニケーションは、事前に準備できる

即興・アドリブで部下指導しようとするから、難しいのです。

 

以上、ご参考まで。

 

本記事を執筆しながら色々と過去を思い出しました。
私も管理職の末席を経験し、部下育成の難しさやストレスはそこそこ体験として知っているつもりです。
そして、一つ一つの壁を乗り越えた先の景色の素晴らしさ、そこには何者にも変えがたい充実感があることも。

管理職として悪戦苦闘の日々を経験したからこそ、自分の今があります。

あなたを応援しています。

 

読んでいただき、ありがとうございました。
それではまた!

 

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ABOUT ME
komagome
パフォーマンスパートナー。 学校でも会社でも教えない思考の整理技術をフリーランスの立場から相手の状況に寄り添って提供している。 プライベートでは3児のパパ。