Simple Memo Life
生きることはメモすること。 人生ストレスフリーになるシンプルなメモ活用法と実践
メモ書き

【最初の3分】「やることリスト」は、あなたを救う!

仕事において、優先順位をつけるのが苦手です。
なので、仕事がたまる。
論理的思考力が足りないのかな・・・

そんな社会人今年3年目の方の悩みを耳にしました。

優先順位の悩みって多いですよね。
これこそ、メモ書きで割と簡単に解決できる話です。
やることを書き出す。

これだけのことなんですが・・・
(ちなみに、すぐ論理的思考とか言い出すのって違いますから)

解説します。

 

そもそも「やることリスト」は必要?

あなたはどう思いますか?

私の意見は、言うまでもなく「必要」です。
必要というか、必須!

 

しかしながら、多くの人はリストなんて作ることなく、頭の中で考えながら実行しています。

 

・わかるんだけど、書き出すとか面倒で。
・まぁいつもやっていることばかりだからいちいち書き出すまでもなく・・
・新人ならまぁわかるけど、もうね・・・

 

でね、ちょっと仕事が立て込み出すと言うんです。

「いや、優先順位の判断に時間がかかってしまって・・・」

 

なんだそりゃ、です。

あのヴァージングループの創設者であるリチャードブランソン氏も言っています。

”メモやToDoリストを使わずに、どうやって頭をハッキリさせて決断できるんだい?”

首がもげそうなほど、同意です。

 

私なりに、「やることリスト」を書くメリットを挙げてみます。

①やるべきことと(実際には)やらなくていいことを判別できること
②やるべきことが視覚的に明瞭化されるので、優先順位を付けやすい
③リストを見ればわかる状態なので、1つ1つのタスクに集中できる

 

他にも色々挙げられるでしょう。
しかし、基本は「大事なことは書け」なんです。
いつも言うことですが。

 

書くから、見える。
見えると、分かる(=優先順位を付けやすい!)
分かると、安心して動けるのです。

つまり、仕事がラクになる。

 

業務スピードが遅い、仕事の効率が悪い、視野が狭いなど。
あなたの仕事の悩みって、実は「やることリスト」がそのほとんどを解決してくれるのです。

 

カンタンなことほど、私たちはスキップしてしまってませんか。
そこに落とし穴があるのです。
決して「論理的思考をマスターしなきゃ」ということじゃない。

 

シンプルに書き出せ、ただそれだけ。
あなたに足りないのは、論理思考ではなく、やることリストを作ること!なのです。

基本的な「やることリスト」の書き方

もうこれだけで1つの講座ができます。
今回は、ふだん「やることリスト」を書かない初心者向けに、
特に大事なポイント3つに絞って解説していきます。

 

1、基本は、頭の中にある「やること」をまずは”全て”書き出すこと(そのまんまですが)

でも、多くの人はこれすらやらんのですよ。
言ってみれば仕事の全体像、なのに。
地図なしでなんとなく砂漠を走り出す。

 

地図なくして優先順位(ゴール&ルート)を決められるはずがありません。
書かずにアタマの中でできるのは、ほんの一部の天才だけ。
凡人はさっさと書き出す方が賢明です。

 

まずは1日、あるいは1週間の仕事を一度全て書き出してみましょう。
そうしたら俯瞰して眺めながら、(←これダイジ!)
赤ペンで優先順位を付けていきます。

 

これだけでもめっちゃ全体像が見えてきて、仕事がやりやすくなるはずです。
何度も言いますが、足りないのは論理思考ではなく、書き出されたリストです。

 

2、文章を見た瞬間、アクションする映像が頭にクッキリ沸くか?

要は表現の具体性です。
あいまいさをできるだけ排除した表現がベターです。

例えば、
・宿題をやる
・仕事をする

〜をやる、〜をする、で終わる書き方。
経験上、めっちゃ多いです、この表現。

 

宿題って、なにをするの?
仕事って?具体的には何?
一見わかりやすい表現ですが、具体的に何をするのかはサッパリわかりません。

こういう書き方はダメ。

 

結局は記憶に頼ることになりますから。
リストの表現は、じぶんが動いている映像が浮かんでいるか?を重視します。

 

そうすると、宿題をするではなく、
「英語のテキスト85P~86Pの問題を解く」
といった具体的な動詞表現になるでしょう。

 

ポイントは、【固有名詞、数字、動詞】。
この3つに着目しながら「やること」を書き出してみてください。

 

見た瞬間、動き出したくなる。
そんなリストに変わっていくでしょう。

 

3、どうなったら「完了」なのか、ハッキリ分かるようにする

例えば、「検討する。」
完了と言う判断をするのがむずかしいと思いませんか?

 

したと言えばしたし、まだまだといえばそうとも言える。
甘からず、辛からず・・・
そんな玉虫色な状態では仕事は進みません。

 

一体どうなれば、誰が見ても「完了」と言えるか。
解釈のぶれ幅を極力なくす表現を使いましょう。

 

上記の例でいくなら、
「検討する」→「3つの案を出す」。
これならどうでしょうか。

 

あとから検証できますよね。
3つ案を出したら、リストにチェックを入れられます。
そんな風に、リストを生かして仕事を「確実に」「前進」させていくのです。

 

以上3つ、コレだけを意識して押さえながら、
やることリストを作ってみてはいかがでしょうか。

 

慣れてきたらおすすめの使い方

「よし、これで全部か!」

書き出すのに慣れてくると、どんどんリストが具体的になって爽快感が湧いてきます。
仕事の意欲も、今とは違うものになっているはずです。

そんな段階になったら「タスクを整理する」という観点もぜひ取り入れてみてください。

タスクを整理する?

要は、より優先度をしっかり付けていくということです。
理由は、「ダイジなことにエネルギーを集中できるようにするため」です。

 

おすすめは、「1−3リスト」

情報を整理するコツは、シンプルな基準をもっておくこと。

 

1−3リストとは、
最重要なタスクを1つ、重要タスクを3つにいつも絞る、リストです。

 

「今、一番ダイジなタスクは?」
「次にダイジな3本柱(3つの要)は?」

 

こんな問いかけをしながら、1−3リストにします。
それ以外は、思い切って雑用とします。

 

大体、アレもコレもと慌ただしくなっている人は今に集中できていません。
マルチタスクって、なかなかできないものです。
「今はコレ!」という最優先を明確にするだけで、集中力は高まります。

 

もちろん仕事というのは流動的で変化しながら進むもの。
1ではなく、3の中のタスクが最優先になることも多々あります。
しかしリストが手元にあれば、落ち着いて入れ替えができます。

 

気分が乗らなければ、雑用リストを先に片付けてしまうというのも時にはアリ。
しかしリストが手元にあれば、すぐに軌道修正ができます。

 

いずれも、やることリストという地図があれば、迷わないのです。
今、全体の中でどこにいるか、止まっているのか、どれだけ前進しているのかが一目で分かること。
コレってどんな仕事をするにしても役立つことだと思いませんか?

 

最後に、もう一つのおすすめの方法を。
もし仕事が停滞したら、手元のリストを見せながら他者に相談するというやり方です。

 

これ、相談される上司や先輩からしたら
リストを見せながら相談されるのって、めっちゃ相談に乗りやすいのです。
相手の仕事の全体像と部分が同時に分かるわけですから。

 

指差しながら、アドバイスをしたり、より具体的に質問ができます。
私もかつて管理職の経験をしましたので、本当にリストがあるとラクなのです。
相手がどの程度仕事全体が見えているのか、手にとるようにわかりますから。

 

やることリストはあなたの味方です。
そして、あなたのように組織の中で仕事を進めていく際にも、関わる人たちにも好影響があることを知っておきましょう。

 

さ、本日のあなたの「1」と「3」は何でしたか?
「やることリスト」が完了した日の夜は、爽快感に包まれるはずです。

 

やることリストは、あなたを救います!^^

 

どうぞ、ご参考までに。

それでは、また!

 

まとめ

①多くの人が「やること」を書き出す習慣がない。みんな頭の中でやる。そこが落とし穴。
②固有名詞、動詞、数字の3点を意識しながらリストを書いてみよう。
③リストはじぶんのためだけではなく、チームにも好影響を与える。停滞したら「1−3リスト」を見せながら誰かに相談しよう。

 

 

WHOのチェックリストを作るために尽力した外科医アトゥール・ガワンデ氏(著者)が、チェックリストの効用について解説した良書。
プロフェッショナルほど、リストを使う理由がわかります。