メモ書き

【最初の3分】「やることリスト」が、仕事に忙殺されるあなたを救います!

この記事では、仕事の優先順位付けができなくて悩んでいる人へ向けて書いています。
ご参考になれば幸いです。

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仕事において、優先順位をつけるのが苦手です。
なので、仕事がどんどんたまる。
論理的思考力が足りないのかな・・・

そんな社会人3年目の方の悩みを耳にしました。

「優先順位」の悩みって多いですよね。
私も若い頃は全然できませんでした。
仕事を振られた順番にただこなしていくだけで、残業しても終わりませんでした(涙)。

でも今なら、こう伝えられます。
「メモ書きで割と簡単に解決できるよ!やることをすべて、書き出そう。」

 

これだけのことなんですが・・・意外とやっていませんよね。
(ちなみに、すぐ論理的思考とか言い出すのって違いますから)

やることリストのメリットや書き方を解説していきます。
少しでもあなたの仕事が前進するよう、ご参考にしてください。

 

そもそも「やることリスト」は必要?

あなたはどう思いますか?

少なくともビジネスパーソン3万人以上を見てきた私の意見は、

言うまでもなく「必要」です。

ほとんどの人に必要というか、必須!マスト!

しかし、

多くの人はリストなんて作ることなく、
いつも「頭の中で」考えながら実行しています。

・わかるんだけど、書き出すとかめんどくさくて。
・まぁいつもやっていることばかりだからいちいち書き出すまでもなく・・
・リストとかって新人ならまぁわかるけど、もうね・・・

要は、基本をめんどくさがっているわけです。

そんな人ほど、ちょっと仕事が立て込み出すと言い出します。

「いや、優先順位が・・・」
「仕事に追われて・・・」
「テンパってまして・・・」

なんじゃそりゃ、です。

 

あのヴァージングループの創設者であるリチャードブランソン氏をご存知でしょうか?

彼はあるインタビューでこう言っています。

”メモやToDoリストを使わずに、

どうやって頭をハッキリさせて決断できるんだい?”

もう一度大事なことなので。

 

メモやToDoリストを使わずに、

どうやって頭をハッキリさせて決断できるんだい?”

 

ハ〜イ!首がもげそうなほど、同意です。

それは社会人になりたてでも、プロ経営者においても

基本中のキなのです。

 

念の為「やることリスト」を書くメリットを挙げてみます。

① やるべきことと(実際には)やらなくていいことを判別できること
② やるべきことが視覚的に明瞭化されるので、優先順位を付けやすい
③ リストを見ればわかる状態なので、1つのタスクに集中できる

他にも色々挙げられるでしょう。
しかし、基本は「大事なことは書き出せ!」なんです。

書くから、見える。
見えると、分かる(=優先順位を付けやすい!)
分かると、人は安心して動けるのです。

つまり、仕事がはかどる。

業務スピードを上げたい?
仕事の効率を良くしたい?
視野を広くもちたい?

あなたの仕事の悩みや願望すらも、実は「やることリスト」がそのほとんどを解決してくれるのです。

カンタンなことほど、私たちはスキップしてしまってませんか。
そこに落とし穴があるのです。
決して「論理的思考をマスターしなきゃ」とかいうことじゃない。

シンプルに書き出せ!

それだけ。

あなたに足りないのは、論理思考ではなく、まず「やることリスト」を作ること!

なのですよ。

 

基本的な「やることリスト」の書き方

もうこれだけで1つの講座ができます。

今回は、ふだん「やることリスト」を書かない初心者向けに、
特に大事なポイント3つに絞って解説していきます。

頭の中にある「やること」をまずは”全て”書き出すこと

す、べ、て、です。
でも、これすらやらんのですよ。

これは言ってみれば「仕事の全体マップ」です。
地図が無いのになんとなく砂漠を歩き出す奴がいますか?

全体が見えないのに、優先順位(ゴール&ルート)を決められるはずがありません。
書かずにアタマの中だけでできるのは、ほんの一握りの天才だけです。

わたしも含め、凡人はさっさと書き出す方が賢明です。
まずは1日、あるいは1週間の仕事を一度全て書き出してみましょう。

そうしたら俯瞰して眺めながら、(←これダイジ!)
赤ペンで優先順位を付けていきます。

これだけでもめっちゃ全体像が見えてきて、仕事がやりやすくなるはずです。
何度も言いますが、必要なのは「書き出されたリスト」です。

 

文章を見た瞬間、アクションする映像が頭にクッキリ沸くか?

要は、表現の具体性です。
あいまいさをできるだけ排除した表現がベターです。

例えば、
・宿題をやる
・仕事をする
〜をやる、〜をする、で終わる書き方。

めっちゃよく見ます、この表現。

宿題って、「なに」をするの?
仕事って?具体的にはなに?

一見わかりやすそうな表現ですが、具体的に何をするのかはサッパリわかりません。
こういう書き方は動けません。
結局は記憶に頼ることになります。

リストで活かせる表現とは、見た瞬間じぶんが動いている映像が浮かんでいる表現です。

そうすると「宿題をする」ではなく、
「英語のテキスト85P~86Pの問題を解く」
といった具体的な数字・動詞表現になるでしょう。

固有名詞、数字、動詞の3つが含まれていること。

この3つに着目しながら「やること」を書き出してみてください。
中学生でも見た瞬間、映像が浮かんで動き出せる表現を目指してみましょう。

 

どうなったら「完了」なのか、ハッキリ分かる

例えば、「検討する」。

完了したのかどうか、判断をするのがむずかしいと思いませんか?
したと言えばしたし、まだまだといえばそうとも言える。

甘からず、辛からず・・・
そんな玉虫色な状態では仕事は進みません。

一体どうなれば、誰が見ても「完了」と言えるか。
解釈のぶれ幅を極力なくす表現を使いましょう。

上記の例でいくなら、

「検討する」→「3つの案を紙に書き出す」

これならどうでしょうか。

あとから検証できますよね。
実際に3つ案を書き出したら、リストにチェックを入れられます。
そんな風に、リストを生かして仕事を「確実に」「前進」させていくのです。

以上3つ、まずは3つだけを意識して押さえながら、
「やることリスト」を作ってみてはいかがでしょうか。

 

慣れてきたらおすすめの使い方

「よし、これで全部か!」

書き出すのに慣れてくると、どんどんリストが具体的になって爽快感が湧いてきます。
仕事の意欲も、今とは違うものになっているはずです。

そんな段階になったら「タスクを整理する」という観点もぜひ取り入れてみてください。
タスクを整理する?

要は、より優先度をしっかり付けていくということです。
理由は、「ダイジなことに時間とエネルギーを集中できるようにするため」です。

 

おすすめは、「1−3リスト」

情報を整理するコツは、シンプルな基準をもっておくことです。

1−3リストとは、

・最重要なタスクを1つ
・重要タスクを3つ

に絞ったリストのこと。

「今、一番ダイジなタスクはなに?」

「次にダイジな3本柱(3つの要)は?」

こんな問いかけをしながら、1−3リストに編集します。
それ以外は、思い切って「雑用」とします。

大体、アレもコレもと慌ただしくなっている人は今に集中できていません。
マルチタスクって、なかなかできないものです。
「今はコレ!」という最優先を明確にするだけで、集中力は高まります。

もちろん仕事というのは流動的で変化しながら進むもの。
1ではなく、3の中のタスクが最優先になることも多々あります。
しかしリストが手元にあれば、落ち着いて入れ替えができます。

気分が乗らなければ、雑用リストを先に片付けてしまうというのも時にはアリ。
しかしリストが手元にあれば、すぐに軌道修正ができます。

いずれも、やることリストという地図があれば、迷わないのです。
今、全体の中でどこにいるか、止まっているのか、どれだけ前進しているのかが一目で分かる。

どんな仕事をするにしても役立つことだと思いませんか?

 

最後に、もう一つのおすすめの方法を。
もし仕事が停滞したら、手元のリストを見せながら「他者に相談する」という方法です。

相談される上司や先輩からしたら
リストを見せながら相談されるのって、めっちゃ相談に乗りやすいのです。

相手の仕事の全体像と1つ1つの部分が同時に分かるわけですから。

指差しながら、アドバイスをしたり、より具体的に質問ができます。
かつて管理職の経験をしましたので、本当に書いてあるものがあるとラクなのです。
相手がどの程度仕事全体が見えているのか、手にとるようにわかりますから。

やることリストはあなたの味方です。
組織の中で、関わる人たちにも好影響があることを知っておきましょう。

本日のあなたの「1」と「3」は何でしょうか?
「やることリスト」が完了した日の夜は、爽快感に包まれるはずですよ。

やることリストは、あなたを救います!^^

どうぞ、ご参考までに。

それでは、また!

 

まとめ

①多くの人が「やること」を書き出す習慣がない。みんな頭の中でやる。そこが落とし穴。
②固有名詞、動詞、数字の3点を意識しながらリストを書いてみよう。
③リストはじぶんのためだけではなく、チームにも好影響を与える。停滞したら「1−3リスト」を見せながら誰かに相談しよう。

 

 

WHOのチェックリストを作るために尽力した外科医アトゥール・ガワンデ氏(著者)が、チェックリストの効用について解説した良書。
プロフェッショナルほど、リストを使う理由がわかります。

もしリストをもっと極めたいならこちらもご参考に

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